Data protection declaration of the doctoral procedures administration

Diese Erklärung gilt für die Prüfungsverwaltung der Promotionsverfahren, die in der Zuständigkeit der Philosophischen Fakultät der Universität Göttingen liegen.


1. Art der Daten und Zweck der Verarbeitung
Für die ordnungsgemäße Abwicklung Ihres Bewerbungs- bzw. Annahmeverfahrens sowie Ihrer Prüfungsleistungen und damit verbundener Dienste werden von den am Prüfungsgeschehen beteiligten Personen (siehe unten) Daten erhoben und verwaltet.


Hierzu gehören insbesondere:

• persönliche Daten: Namen, Geburtsdatum und -ort, Herkunft, Nationalität, Geschlecht
  
• Kontaktdaten: studentische und bei Einwilligung private E-Mail-Adresse, Anschriften, Telefonnummern
  
• Zeugnisse, Nachweise und Unterlagen zur Klärung der Erfüllung der Zugangsvoraussetzungen für ein Promotionsstudium
  
• Prüfungsergebnisse, Prüfungsdaten
  
• Mitglieder des Betreuungsausschusses sowie der Prüfungskommission, Liste der prüfungsberechtigten Personen
  
• Protokollierung von An- und Abmeldevorgängen
  
• für die Dissertation: zusätzlich Titel, Abgabe- und etwaige Überarbeitungsfristen
  
• Daten über Versäumnisgründe, Ordnungsverstöße, Nachteilsausgleich inkl. ärztlicher Befunde
  
• weitere Daten, soweit von Ihnen an die am Prüfungsgeschehen beteiligten Personen weitergegeben: z. B. Sterbe-, Scheidungs-, Geburtsurkunden und vergleichbare Dokumente bei Anträgen und Widerspruchsverfahren.
  

Die erhobenen Daten werden entsprechend Abschnitt 2 für die folgenden Verwaltungszwecke verwendet:

• Prüfungsverwaltung inkl. prüfungsrechtlicher Verfahren
  
• Kontaktaufnahme
  
• Studienberatung
  
• Qualitätsmanagement
  
• Bereitstellung personalisierter Dienste
  
• Hochschulstatistik
  

Weitere Verarbeitungszwecke sind die

• Sicherstellung des Betriebs und der Integrität der Daten
  
• Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit, soweit als unbedingt notwendig und verhältnismäßig erachtet
  
• Abwehr von Störungen oder widerrechtlichen oder mutwilligen Eingriffen, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Vertraulichkeit der gespeicherten Daten beeinträchtigen.
  

Hierfür werden Datensicherungen vorgenommen sowie Zugriffe auf Flexnow, sofern dieses selbstständig für Prüfungsan- oder abmeldungen genutzt wird (bei Doktorandinnen und Doktoranden zurzeit nur bei freiwilligen, frei wählbaren Zusatzleistungen möglich) protokolliert. An- und Abmeldungen zu den in den strukturierten Promotionsstudiengängen zu absolvierenden Modulen bzw. die Eintragung von Anerkennungen für diese Module werden über das Prüfungsamt der Philosophischen Fakultät in Flexnow eingetragen und in der Papierakte der Kandidatin oder des Kandidaten abgelegt. Ebenso wird die Anmeldung zur Promotion direkt im Prüfungsamt vorgenommen, das alle Daten zur schriftlichen und mündlichen Prüfung erfasst. Nach Abschluss des Promotionsverfahrens werden die Prüfungsdaten in Flexnow eingetragen.


2. Verwendete IT-Systeme, Zugriffsrollen und -rechte
Ihre Daten werden im Prüfungsverwaltungssystem Flexnow, in prüfungsamtsinternen Datenbanken und in Papierakten gespeichert, im Einzelfall auch in weiteren Systemen. Flexnow ist durch Schnittstellen mit anderen universitären Systemen zum Datenaustausch verknüpft. Die Zugriffe auf diese Systeme und Daten sind durch ein Rollen- und Rechtekonzept geregelt. Besonders sensible Daten der Schutzstufe D gemäß Schutzstufenkonzept der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (d.h. insbesondere Gesundheitsdaten) werden ausschließlich vom Prüfungsamt und der zuständigen Promotionskommission verarbeitet.
Im Zuge des Bewerbungs-, Annahme- und Immatrikulationsverfahrens haben wir Personendaten, Kontaktdaten, Zugangsdaten, Studiengangsdaten und Ihren Studierendenstatus erhoben und in das Prüfungsverwaltungssystem Flexnow übernommen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Prüfungsamts haben Zugriff auf alle genannten Daten. Sofern für das Promotionsverfahren oder für die Klärung von Problemfällen notwendig, werden Daten mit der Graduiertenschule für Geisteswissenschaften Göttingen (GSGG) ausgetauscht. Prüferinnen und Prüfer der Module, die Sie absolvieren, sowie ggf. von ihnen beauftragte Personen (insbesondere Sekretariate, Aufsichtskräfte) sehen jeweils nur die Daten der Prüfungen, die von ihnen verantwortet werden.
Bei Nachteilsausgleichen wird Prüferinnen und Prüfern nur die entsprechende Festlegung der Promotionskommission mitgeteilt. Zugriff auf zugehörige Nachweise etc. besteht nur für die Mitglieder der Promotionskommission sowie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Prüfungsamts.


3. Zugriff für Externe
Der Studierendenzugang zum Prüfungsverwaltungssystem Flexnow bietet Ihnen hinsichtlich freiwilliger Zusatzleistungen die Möglichkeit, sich zu Prüfungen an- und abzumelden, Einsicht in Ihre bislang absolvieren Module zu nehmen und Leistungsnachweise zu erstellen. Flexnow bietet Ihnen darüber hinaus optional die Möglichkeit, Leistungsnachweise mit Verifikationscode auszudrucken. Diese werden zeitlich begrenzt und durch Sie steuerbar gespeichert. Dritte können bei Kenntnis des Verifikationscodes diese Dokumente aufrufen, um die Echtheit des Nachweises zu überprüfen.
Von der Doktorurkunde wird in Ihrer Papierakte eine Kopie archiviert. Ein Zugriff Externer darauf ist nicht möglich.
Die an der Philosophischen Fakultät abgeschlossenen Promotionen werden auf der Seite Abgeschlossene Promotionen des Prüfungsamts veröffentlicht. Dieser Veröffentlichung können Sie beim Prüfungsamt jederzeit widersprechen.


4. Empfänger der personenbezogenen Daten


Innerhalb der Universität:

• Alle mit der Erfüllung der in Abschnitt 1 genannten Zwecke betrauten Organisationseinheiten der Universität Göttingen entsprechend der Zugriffsrollen und -rechte in Abschnitt 2.
  

Dritte:

• Statistisches Landesamt (in pseudonymisierter Form)
  
• Empfänger von Zeugnissen und Leistungsnachweisen, soweit Verifikationscode und Passwort bekannt ist (siehe Abschnitt 3).
  

5. Kontaktaufnahme per E-Mail
Für Ihre Anliegen können Sie sich auf der Team-Seite persönlich, telefonisch, per E-Mail oder schriftlich an das Prüfungsamt wenden.
Bitte beachten Sie bei der Kontaktaufnahme (insbesondere per E-Mail), dass z. B. im Rahmen von Urlaubs- oder Krankheitsvertretung auch eine andere Person mit der Bearbeitung Ihrer E-Mail betraut sein kann, als diejenige, an die Sie Ihr Anliegen adressiert haben. Bei Bedarf werden Vorgänge außerdem im erforderlichen Umfang an andere zuständige Personen innerhalb der Universität weitergegeben, insbesondere per E-Mail.


6. Statistische Auswertungen
Zum Zwecke der Weiterentwicklung von Studiengängen, für Auslastungsfragen und zum Qualitätsmanagement werden Prüfungsdaten statistisch ausgewertet. Hierbei können auch weitere Daten, insbesondere aus Befragungen von Absolventinnen und Absolventen, einbezogen werden.
Aggregierte Auswertungen werden nur dann getroffen, wenn die untersuchte Gruppe aus mindestens 10 Personen besteht, oder wenn die zugriffsberechtigte Personengruppe auch auf die Daten in nicht aggregierter Form Zugriff hat (z.B. Prüfungsämter auf einzelne Prüfungsergebnisse).
Der Nutzung dieser Daten für proaktive Studienberatung können Studierende unter „Prüfungsverwaltungssystem Flexnow → Menüpunkt Einstellungen“ widersprechen.


7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Aufbewahrungsfristen sind in der Anlage der "Ordnung für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten [...] (PersDatO) aufgeführt. Im Wesentlichen ist dort Folgendes geregelt: Informationen zu Prüfungsergebnissen und Abschlüssen sowie endgültigem Nichtbestehen einschließlich Zeugnisse und Urkunden werden 50 Jahre (Rechtswissenschaften: 30 Jahre) aufbewahrt. Alle anderen Daten werden 3 Jahre (Rechtswissenschaften: 5 Jahre) nach Mitteilung des endgültigen Ergebnisses der jeweiligen Prüfung aufbewahrt.


8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Niedersächsischen Hochschulgesetz, dem Hochschulstatistikgesetz in Verbindung mit Art. 6 DSGVO, Art. 32 Abs. 1 DSGVO, den jeweiligen einschlägigen Promotions- und Programmordnungen sowie der „Ordnung für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerberinnen und Studienbewerber, Frühstudierenden, Studierenden, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten, ehemaligen Hochschulmitglieder (ohne Beschäftigte) sowie Gasthörerinnen und Gasthörer der Georg-August-Universität Göttingen“ (PersDatO).
Die Universität Göttingen benötigt Ihre Daten, um Ihren Studienfortschritt zu verwalten. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht ordnungsgemäß promovieren.
Die hier dargestellten Inhalte ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Göttingen.
Web-Analytics bzw. Tracking werden beim vorliegenden Verfahren nicht eingesetzt.


9. Ansprechpartner


Für konkrete Anliegen kontaktieren Sie bitte die im Team des Prüfungsamts der Philosophischen Fakulät für Promotionsverfahren zuständige Person.


Für das Prüfungsverwaltungssystem Flexnow, das Statistikportal FlexStat sowie die Elektronische Studierendenakte (ESA):
Name: Dr. Wolfgang Radenbach
E-Mail: pruefung@uni-goettingen.de
WWW: http://pruefung.uni-goettingen.de


Für Anliegen z.B. zur Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO):
Name: Markus Remmers
E-Mail: datenschutzanfrage@uni-goettingen.de


Datenschutzbeauftragte:
Name: Prof. Dr. Andreas Wiebe / Florian Hallaschka
E-Mail: datenschutz@uni-goettingen.de
WWW: Datenschutzbeauftragter der Universität


Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
Georg-August-Universität Göttingen, vertreten durch die Präsidentin
Wilhelmsplatz 1
37073 Göttingen


Beschwerdestelle nach Art. 13 Abs. 2 lit. d) DSGVO, 77 DSGVO:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de