Das Vorgehen der Ombudsperson folgt in der Regel dem folgenden Schema:
Aufnahme des Sachverhalts: Ein persönliches Beratungsgespräch nach Terminvereinbarung bietet sich an, um direkt Rückfragen zum Verständnis klären zu können. Alternativ ist auch die Kommunikation per E-Mail, Telefon oder Videokonferenz möglich. Dabei werden auch bereits involvierte Stellen und Personen erfragt.
Beratung zu möglichen Vorgehensweisen: Anschließend erfolgt eine Beratung zu möglichen Vorgehensweisen und es wird besprochen, ob die Ombudsperson tätig werden soll und ggf. welche Schritte sie als nächstes einleitet.
Recherche: Bei Bedarf recherchiert die Ombudsperson zunächst weitere Informationen, z.B. im Hinblick auf relevante Regularien der Hochschule.
Einholen von Stellungnahmen: Wenn die Ombudsperson von Studierenden mit der Suche nach einer Lösung beauftragt wird, holt sie dafür Stellungnahmen der involvierten bzw. zuständigen Personen ein, um alle Perspektiven gleichermaßen zu berücksichtigen.
Unparteiische Einschätzung: Sobald die Stellungnahmen vorliegen, wägt die Ombudsperson die Argumente ab und kommt zu ihrer möglichst unparteiischen Einschätzung.
Vermittlung: Auf Basis der Argumente und ihrer Einschätzung versucht sie zwischen den verschiedenen Beteiligten zu vermitteln und eine für alle Beteiligten zufriedenstellende Lösung zu vereinbaren.
Hinzuziehen von weiteren Stellen: Sollte die Vermittlung nicht erfolgreich sein und nach Einschätzung der Ombudsperson Handlungsbedarf auf Seiten der Universität vorliegen, kann sie die*den zuständige*n Studiendekan*in und das für Studium und Lehre zuständige Präsidiumsmitglied hinzuziehen, um eine Lösung herbeizuführen.
Wichtig zu wissen:
Alle Anliegen werden vertraulich und allparteilich behandelt. Personenbezogene Daten von Studierenden oder Daten, die Rückschlüsse auf Studierende zulassen, werden nur mit deren ausdrücklichem Einverständnis weitergegeben.
Anonyme Meldungen sind möglich, können jedoch nur bearbeitet werden, wenn das Anliegen vollständig geschildert wird oder eine Möglichkeit für Rückfragen gegeben wird. Um ein Lösungsinteresse feststellen zu können, werden Vorwürfe gegen Einzelpersonen nur dann von der Ombudsperson verfolgt, wenn die Hinweisgeber*innen sich zumindest ihr gegenüber namentlich zu erkennen geben.
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