Registrierung

Informationen für Teilnehmer der Fachgruppenmeetings

Nach § 6.2 OWA haben nur persönliche Mitglieder und Bevollmächtigte korporativer GI-Mitglieder (gem. § 3.1 der GI-Satzung) das aktive Wahlrecht für FG-Wahlen. Daraus folgt, dass eine Anwesenheitsliste geführt werden muss, anhand der (gerade auch im Rahmen einer ggf. vorgebrachten Wahlanfechtung) überprüfbar ist, ob diese Vorgabe eingehalten wurde. Die Rechtsgrundlage für die Erfassung von Teilnehmern zu Wahlversammlungen basiert soweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 32 Abs. 1 BGB [Feststellung von Beschlüssen in Bezug auf abgegebene Stimmen der Mitglieder] und § 6.2 OWA i.V.m. § 3.5.1 der GI-Satzung.

Infolge der Fürsorgepflicht hat im Zuge einer grassierenden Epidemie der Veranstalter mit vertretbarem Aufwand seine Teilnehmer ausreichend zu schützen. Gemäß der aktuell geltenden Empfehlungen zur Eindämmungsstrategie des Robert Koch Instituts sollten für die Dauer der Inkubationszeit (14 Tage) Kontaktpersonen von bestätigten Infektionsfällen möglichst lückenlos identifiziert werden können (siehe RKI Empfohlene Schutzmaßnahmen). Diese Daten werden insoweit m.E. zweckgebunden und auch nur auf Aufforderung berechtigter Behörden offenbart, wenn sich ein Teilnehmer infiziert haben sollte und es danach darum geht zu prüfen, ob er auf der Konferenz bzw. der Wahlversammlung ggf. andere Teilnehmer und wenn ja wen infiziert haben könnte, welche dann vorsorglich in Quarantäne auf Anordnung der hierzu befugten Behörden gesteckt werden sollten (siehe RKI Kontaktperson Management). Die Registrierungsdaten der Wahlversammlungsteilnehmer werden daher innerhalb eines Monats gelöscht, da ab diesem Zeitraum keine entsprechenden Rückfragen mehr zu erwarten sind und bei Bedarf auf die Anwesenheitslisten der jeweiligen Wahlversammlung zurückgegriffen werden kann.

Ferner hat ein Veranstalter die Fürsorgepflicht zu prüfen, ob ggf. an der Veranstaltung Teilnehmer aus Risikogebieten gem. RKI Risikogebiete) teilnehmen. Da von keinem Teilnehmer verlangt werden kann, hier über seine letzten 14 Tage Aufenthalte Auskünfte zu erteilen, geschieht das einerseits durch die Aufforderung, für sich selbst zu prüfen, ob das der Fall war und man deshalb besser der Veranstaltung fern bleiben sollte, und zum Anderen im Rahmen der durchgeführten Risikobetrachtung für den Rest der Teilnehmer, ob es eine ggf. erhöhte Gefahr der Infizierung bei der Veranstaltung geben kann (siehe auch RKI Risiko Großveranstaltungen). Aus diesem Grund hat die Tagungsleitung entschieden, die potenziellen Teilnehmer an den Wahlversammlungen zu bitten, sich für die Veranstaltung zu registrieren. Das entspricht in Zeiten von Corona dem Grundsatz von Treu und Glauben. Die Verarbeitung der Registrierungsdaten der Wahlversammlungsteilnehmer basiert in dem Fall auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, d.h. auf den berechtigten Interessen des Veranstalters und der Teilnehmer der Veranstaltung aus oben genannten Gründen.

Zweck der Verarbeitung der Registrierungsdaten der Wahlversammlungsteilnehmer ist damit einerseits die Grundlage für die Risikobetrachtung für die Teilnehmer der Veranstaltung und den weiteren Verlauf der Veranstaltung zu bieten. Hierzu werden nur die Ortsangaben herangezogen, um feststellen zu können, ob ggf. ein Wahlversammlungsteilnehmer aus einem aktuellen Risikogebiet für Corona-Infektionen stammt. Für den Fall, dass ein Wahlversammlungsteilnehmer aus einem Risikogebiet für Corona stammt, wird darüber der aktuell amtierende FG-Sprecher bzw. dessen Vertreter darüber informiert und innerhalb der Tagungsleitung und ggf. im Rahmen der Leitungsgremiumssitzung des GI-Fachbereichs Sicherheit ohne Namensnennung über das weitere Vorgehen beraten. Die genannten Stellen fungieren insoweit als Empfänger des relevanten Teils der erhobenen Registrierungsdaten. Andererseits werden diese Daten für Anfragen berechtigter Behörden (i.d.R. Gesundheitsämter und das Robert Koch Institut) vorgehalten, die im Falle eines positiven Tests auf Corona-Infizierung anfragen, welche Kontaktpersonen zu der betreffenden Person auf der Konferenz bestanden.

Weitere Zwecke werden mit den erhobenen Daten nicht verfolgt. Der ausführenden Stelle, tickettoaster GmbH, und deren Erfüllungsgehilfen ist es ausdrücklich untersagt, die Registrierungsdaten der Wahlversammlungsteilnehmer für andere Zwecke zu verwenden. Auch nicht für solche, die ausdrücklich in der zugehörigen Datenschutzerklärung aufgeführt sind. Ebenso ist nicht beabsichtigt, Registrierungsdaten an Drittländer zu übermitteln.