Löschkonzept

Wir erarbeiten zur Zeit ein Konzept, um die von der Ordnung für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerberinnen und Studienbewerber, Frühstudierenden, Studierenden, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten, ehemaligen Hochschulmitglieder (ohne Beschäftigte) sowie Gasthörerinnen und Gasthörer der Georg-August-Universität Göttingen (PersDatO) geforderte Löschung von Prüfungsdaten umzusetzen. Nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfung stattfand, sollten die Daten nach Ablauf des Kalenderjahres nach 3 Jahren gelöscht werden (Beispiel: Klausuren aus dem Jahr 2019 können ab dem 1.1.2023 gelöscht werden.). Dies beinhaltet die Daten der Geprüften im Prüfungssystem ILIAS, die von den Geprüften unterschriebenen Login-Zettel, die Listen zur Überprüfung der Anwesenheit und die digital archivierten Klausuren samt Prüfsummenprotokollen und Screenshots der Tests.

Das Vorgehen orientiert sich dabei am Wortlaut der PersDatO. Die zugrunde liegenden Paragraphen lauten wie folgt:

8. Abschnitt: Aufbewahrungsfristen

§ 40 Grundsätze

(1) Unterlagen im Sinne dieser Ordnung sind alle Schriftstücke und elektronischen Dokumente inklusive Schriftverkehr
[...]
(3) Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind regelmäßig auszusondern und dem Universitätsarchiv im Originalzustand zur Übernahme anzubieten. Sofern eine Übernahme nicht erbeten wird, kann eine Vernichtung dieser Unterlagen erfolgen.

§42 Aufbewahrungsfristen für Prüfungsunterlagen

(1) Prüfungsunterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn in einem Prüfungsverfahren Widerspruch oder Klage eingelegt beziehungsweise erhoben wurde und das Rechtsmittelverfahren noch nicht abgeschlossen worden ist.
(2) Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für die Prüfungsunterlagen der Bachelor, Master-, Magister- und Diplomstudiengänge, der Staatsexamen Rechtswissenschaften sowie der Promotions- und Habilitationsverfahren und der sonstigen Studienangebote sind in der Anlage festgelegt.
[...]
(4) Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle betroffenen Unterlagen einschließlich der bereits abgelegten Unterlagen. Abweichend von Satz 1 gelten für die Schriftstücke, die vor Inkrafttreten dieser Regelungen abgelegt worden sind, die zu diesem Zeitpunkt einschlägigen Bestimmungen, sofern nach den bisherigen Bestimmungen eine kürzere Aufbewahrungsfrist vorgesehen war.
(5) Die Universitätsmedizin Göttingen (UMG) legt für die ausschließlich von ihr angebotenen Studiengänge eigene Bestimmungen fest.

Anhang

1.2. Aufbewahrungsfrist: 3 Jahre
Unterlagen:
a) schriftliche oder praktische Prüfungsleistungen (insbesondere Klausuren, Hausarbeiten, schriftliche und praktische Arbeiten),
b) Prüfungsprotokolle (z. B. zu mündlichen Modul- oder Abschlussprüfungen)
[...]
i) sonstige Unterlagen
Fristbeginn: mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der der oder dem Studierenden das endgültige Ergebnis der jeweiligen Prüfung (Modulprüfungen, Vor- Zwischen- oder Abschlussprüfungen) mitgeteilt worden ist.