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Ziele und bisheriger Ablauf des Pro.Admin‐Prozesses

Winterlinge

Pro.Admin: Change Management für die Zentralverwaltung und zentralen Einrichtungen


Willkommen auf der Informationsseite des Projekts Pro.Admin der Universität Göttingen!

Die Verwaltung und Zentralen Einrichtungen der Universität befinden sich seit Mai 2023 in einem umfassenden Restrukturierungsprozess. Das Projekt Pro.Admin zielt darauf ab, administrativen Strukturen und Abläufe zu modernisieren und effizienter zu gestalten, um die Zentralverwaltung und die zentralen Einrichtungen zukunftsorientiert aufzustellen.

Die Rolle der SUB in der Universität Göttingen und der Pro.Admin‐Prozess

Die Analysephase des Projekts wurde im April 2024 erfolgreich abgeschlossen. Die Boston Consulting Group (BCG) nahm unter der Leitung von Vizepräsidentin Dr. Valérie Schüller über drei Monate die Strukturen und Prozesse der Zentralverwaltung und der zentralen Einrichtungen in Augenschein.

Kernergebnisse der Analysephase

Im Mittelpunkt der Analyse standen die folgenden Kernbereiche:

  • Kernprozesse und Zukunftsfähigkeit: Untersuchung bestehender Standardprozesse und Implementierungsmöglichkeiten für Optimierungen.
  • Führungsstrukturen und -kultur: Analyse der Entscheidungswege und Kommunikationsprozesse zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen.
  • Zusammenarbeit und Schnittstellen: Evaluierung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Fakultäten, Identifikation von Doppelstrukturen.
  • Bürokratieabbau und Serviceorientierung: Maßnahmen zur Reduktion von Bürokratie und Steigerung der Serviceorientierung.
  • Ressourcenverteilung und -verwendung: Bewertung der finanziellen Ausstattung und effizienten Nutzung von Mitteln.
  • Personalstruktur und Aufgabenportfolios: Analyse der personellen Aufstellung und Aufgabenverteilung unter Berücksichtigung von Synergien und Redundanzen.

Aus den Analysen gingen über 70 Veränderungsvorschläge hervor, die von den internen Expert*innen aus sämtlichen Abteilungen, Stabstellen und zentralen Einrichtungen intensiv diskutiert und priorisiert wurden. Die Diskussionen führten zu einer Auswahl von Vorschlägen, die nun in die Umsetzung gehen. Beim Abwägen der Vorhaben wurde einerseits berücksichtigt die größtmögliche Wirkung zu erzielen und andererseits die Institution nicht zu überlasten.

Die sechs größten Irrtümer bezüglich des Pro.Admin‐Prozesses



Für die erfolgreiche Umsetzung der genannten Vorhaben ist die Expertise und Mitarbeit aller Universitätsangehörigen essenziell. Dafür wurde ein Meilensteinplan und ein Kommunikations- und Beteiligungskonzept entwickelt, der das Projektziel strukturieren und eine transparente Informationsvermittlung gewährleisten soll.

Neuigkeiten zum Pro.Admin-Projekt finden Sie regelmäßig im Newsletter UniNews. Mitarbeiter*innen unserer Universität finden weitere Infos zudem auf dem Pro.Admin-SharePoint. Für weitere Informationen und Rückfragen steht Ihnen die Pressestelle der Universität Göttingen unter pressestelle@uni-goettingen.de gerne zur Verfügung.